Te late klanten voorkomen begint bij het wegnemen van obstakels die vertragingen veroorzaken. Zorg voor duidelijke bewegwijzering naar je locatie, deel vooraf alle benodigde informatie en bouw buffers in je planning in. Door je bedrijf goed vindbaar te maken en proactief te communiceren, voorkom je de meeste vertragingen.
Waarom komen klanten eigenlijk te laat voor afspraken?
Klanten komen meestal te laat door onduidelijke locatie-informatie, verkeerde routebeschrijvingen, parkeerproblematiek of slechte planning van hun kant. Veel bedrijven onderschatten hoe moeilijk hun locatie te vinden is voor nieuwe bezoekers.
De meest voorkomende redenen zijn slecht zichtbare bedrijfsnamen, ontbrekende of onduidelijke bewegwijzering en verouderde informatie op websites of in navigatiesystemen. Klanten die verdwalen, raken gefrustreerd en komen gehaast binnen, wat niet de beste start is voor je afspraak.
Parkeerproblematiek speelt ook een grote rol. Als klanten lang moeten zoeken naar een parkeerplaats of niet weten waar ze mogen parkeren, kost dit kostbare tijd. Hetzelfde geldt voor onduidelijke ingangen bij grote bedrijfspanden of complexe bedrijventerreinen.
Slechte planning van klanten zelf is natuurlijk ook een factor, maar als bedrijf kun je hier weinig aan doen. Wel kun je de andere obstakels wegnemen, zodat goed geplande klanten in ieder geval op tijd kunnen zijn.
Hoe zorg je ervoor dat klanten je bedrijf makkelijk kunnen vinden?
Maak je bedrijf vindbaar door duidelijke bewegwijzering vanaf de hoofdweg, een goed zichtbare bedrijfsnaam en adequate verlichting voor avondafspraken. Zorg dat je locatie ook digitaal goed vindbaar is via Google Maps en andere navigatiesystemen.
Begin bij de hoofdweg met duidelijke borden die de weg wijzen naar je bedrijfsterrein. Portaalborden bij de ingang van je terrein helpen bezoekers de juiste richting te kiezen. Zorg ervoor dat je bedrijfsnaam groot en duidelijk zichtbaar is, ook vanaf een afstand.
Goede verlichting is belangrijk voor afspraken in de avonduren of donkere wintermaanden. Verlichte bewegwijzering en gevelreclame maken je bedrijf ook bij slecht weer goed zichtbaar.
Digitaal kun je helpen door je Google Business-profiel compleet in te vullen met foto’s, openingstijden en een duidelijke beschrijving van je locatie. Controleer regelmatig of navigatiesystemen je bedrijf op de juiste locatie tonen.
Denk ook aan parkeerborden die duidelijk aangeven waar klanten kunnen parkeren. Niets is zo vervelend als rondjes rijden op zoek naar een parkeerplaats vlak voor een belangrijke afspraak.
Welke informatie moet je vooraf delen om vertragingen te voorkomen?
Deel altijd precieze adresgegevens, inclusief ingangsinformatie, parkeermogelijkheden, openingstijden en een duidelijke routebeschrijving. Stuur deze informatie ruim voor de afspraak en herhaal belangrijke details in je bevestiging.
Je adresgegevens moeten compleet zijn: straat, huisnummer, postcode, plaats en bij bedrijventerreinen ook de naam van het terrein. Vermeld bij grote panden welke ingang klanten moeten hebben en of er een receptie is.
Parkeermogelijkheden zijn vaak een groot vraagteken voor bezoekers. Vertel waar ze kunnen parkeren, of het gratis is en hoeveel loopafstand er is naar je kantoor. Bij betaald parkeren kun je uitleggen hoe het betalingssysteem werkt.
Een duidelijke routebeschrijving helpt, vooral als navigatiesystemen je niet goed kunnen vinden. Beschrijf herkenningspunten en geef alternatieve routes bij mogelijke wegwerkzaamheden.
Deel ook je directe contactgegevens voor als klanten toch verdwalen. Een mobiel nummer werkt beter dan een centraal kantoornummer als klanten onderweg hulp nodig hebben.
Wat kun je doen als klanten toch te laat komen?
Bouw buffers in je planning in en hanteer flexibele afspraakmomenten. Communiceer professioneel over vertragingen en bied waar mogelijk alternatieve tijden aan. Maak van een vertraging geen groot probleem.
Plan standaard 10 à 15 minuten extra tussen afspraken in. Dit geeft je ruimte om te late klanten nog netjes te ontvangen zonder dat je hele dag in de war raakt. Voor belangrijke afspraken kun je deze buffer nog groter maken.
Als klanten bellen dat ze te laat zijn, reageer dan behulpzaam. Vraag waar ze zijn en help ze de juiste route te vinden. Geef aan hoeveel vertraging acceptabel is en bespreek eventueel een alternatief tijdstip.
Heb altijd een plan B klaar. Kun je de afspraak inkorten, een ander moment voorstellen of eventueel telefonisch afhandelen wat mogelijk is? Flexibiliteit wordt door klanten gewaardeerd.
Gebruik vertragingen als leermomenten. Als meerdere klanten hetzelfde probleem hebben, ligt het waarschijnlijk aan je bewegwijzering of communicatie, niet aan de klanten zelf.
Hoe ddreklame helpt met vindbare bedrijfslocaties
We helpen bedrijven beter vindbaar worden door professionele bewegwijzeringsoplossingen die bezoekers vanaf de hoofdweg naar je deur begeleiden. Onze ervaring sinds 1979 laat zien dat goede bewegwijzering directe impact heeft op het voorkomen van te late klanten.
Onze bewegwijzeringsoplossingen omvatten:
- Portaalborden bij de ingang van bedrijventerreinen voor duidelijke routering
- Verlichte gevelreclame en reclamezuilen als herkenningspunten
- Parkeerborden in huisstijl die duidelijk aangeven waar bezoekers kunnen parkeren
- Wandborden en displays voor complexe panden met meerdere ingangen
We bekijken altijd eerst samen op locatie wat de beste plekken zijn voor bewegwijzering. Zo stellen we een effectief routeplan op dat bezoekers op een natuurlijke manier naar je deur leidt. Onze VCA-gecertificeerde montageploegen zorgen voor professionele installatie door heel Nederland, België en Duitsland.
Wil je weten hoe bewegwijzering jouw klanten kan helpen op tijd te komen? Bel ons voor vrijblijvend advies op locatie. We denken graag met je mee over de beste oplossing voor jouw situatie.
